Должностная инструкция заведующего архивом

Составлена в ___ экз.                                   Утверждаю
_____________________________
(инициалы, фамилия)

_________________________________             _____________________________
_________________________________             _____________________________
_________________________________             _____________________________
(наименование работодателя,                 (руководитель или иное лицо,
его организационно-правовая                  уполномоченное утверждать
форма, адрес, телефон, адрес                  должностную инструкцию)
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП)

"___"____________ ____ г. N _____             "___"________________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего архивом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Заведующего архивом.

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность Заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Заведующий архивом руководствуется:

- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия Заведующего архивом его обязанности возлагаются на ____________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности Заведующего архивом определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Заведующего архивом и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

Заведующий архивом:

- возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации;

- обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

- руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

- оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;

- инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

- контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

- обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

- руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

- осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

- составляет установленную отчетность;

- принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3. ПРАВА

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий архивом несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Заведующий архивом может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Заведующему архивом может выделяться служебный автотранспорт.

5.4. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности Заведующего архивом. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:

- _____________________;

- _____________________;

- _____________________.

    Должностная инструкция разработана на основании _______________________
__________________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного
подразделения
___________________________                       _____________________
(инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

Согласовано:
юридическая служба
___________________________                       _____________________
(инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил)
___________________________                       _____________________
(инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.